Documentos obrigatórios na admissão: o checklist completo

Por Compliance Trabalhista 360

A contratação de um novo colaborador envolve muito mais do que uma conversa de alinhamento e a assinatura do contrato. A admissão é um processo documental, e quando ele é feito de forma incompleta ou desorganizada, a empresa começa a relação de trabalho já exposta a riscos que poderiam ser evitados.

O problema mais comum não é a má-fé. É a falta de um processo estruturado. Sem um checklist claro, documentos ficam faltando, prazos são perdidos e informações importantes não são formalizadas. Quando o conflito aparece, meses ou anos depois, a empresa percebe que não tem o que precisaria para se defender.

Este artigo traz um guia prático e direto sobre o que precisa ser feito, coletado e arquivado no momento da admissão.

Antes de assinar qualquer coisa: o exame admissional

O exame admissional é obrigatório e deve ser realizado antes do início das atividades do colaborador. Não depois da primeira semana, não quando der — antes.

O atestado de saúde ocupacional (ASO) emitido pelo médico do trabalho declara se o colaborador está apto para exercer a função para a qual foi contratado. Sem esse documento, a empresa não tem como comprovar que cumpriu sua obrigação legal, e fica exposta em caso de alegação de doença ou acidente relacionado ao trabalho.

O que guardar: ASO original, assinado pelo médico responsável, com data anterior ao início das atividades.

Documentos a coletar do colaborador

Na admissão, a empresa precisa reunir uma série de documentos pessoais do colaborador. A lista pode variar conforme a função e o setor, mas os essenciais são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — física ou digital

• RG e CPF — ou CNH, que substitui ambos

• PIS/PASEP — necessário para o recolhimento do FGTS

• Comprovante de residência atualizado

• Certidão de nascimento ou casamento

• Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos ( para fins de salário-família e dependentes no IR)

• Comprovante de escolaridade ( quando a função exige formação específica)

• Registro profissional [para categorias regulamentadas (CRM, CRC, CREA, OAB, entre outros)]

• Foto 3x4 recente

• Dados bancários para pagamento de salário

• Declaração de dependentes para fins de IR na fonte

• Declaração de vale-transporte ( indicando se o colaborador opta ou não pelo benefício, e o trajeto utilizado)

Atenção: todos os documentos coletados são dados pessoais e estão sujeitos às exigências da LGPD. Colete apenas o que for necessário para a relação de trabalho e armazene com segurança.

Documentos a gerar e assinar na admissão

Além dos documentos coletados, a empresa precisa produzir e formalizar uma série de registros próprios:

Contrato de trabalho

O documento central da relação de emprego. Deve estar assinado por ambas as partes antes do início das atividades. Para saber o que deve constar no contrato — incluindo cláusulas de jornada, remuneração, confidencialidade, LGPD, uso de imagem e monitoramento —, leia "Contrato de trabalho: o que deve constar e o que não pode ser deixado de fora" 

Registro na CTPS

A anotação na Carteira de Trabalho — física ou digital — deve ser feita em até 5 dias úteis após a admissão. Deve constar: data de admissão, função, remuneração e regime de trabalho. O não registro ou o registro incorreto é infração sujeita a multa administrativa.

Ficha de registro de empregado

Documento interno obrigatório que reúne os dados cadastrais do colaborador e as condições do contrato. Deve ser mantido atualizado durante toda a vigência do contrato e arquivado por no mínimo 5 anos após o término da relação de emprego.

Termo de opção pelo vale-transporte

Mesmo que o colaborador opte por não receber o benefício, essa decisão precisa estar formalizada por escrito. A ausência desse documento pode gerar cobrança retroativa do benefício não concedido.

Recibo de entrega de documentos internos

Toda política interna, regulamento, código de conduta ou norma que a empresa entregar ao colaborador no momento da admissão precisa ter um recibo de entrega assinado. Sem esse recibo, a empresa não consegue provar que o colaborador tinha conhecimento das regras, o que enfraquece qualquer medida disciplinar futura baseada nessas normas.

Para entender como estruturar os treinamentos de integração e o que precisa ser documentado desde o primeiro dia, leia "Treinamentos trabalhistas: o que treinar, com qual frequência e como documentar"

Termo de confidencialidade

Quando aplicável, deve ser assinado na admissão, não depois, quando o colaborador já teve acesso às informações que se quer proteger.

Autorização para uso de imagem

Se a empresa utiliza fotos ou vídeos dos colaboradores em qualquer meio (redes sociais, materiais institucionais, treinamentos) a autorização precisa estar formalizada desde o início.

Termo de responsabilidade por equipamentos

Quando a empresa fornece equipamentos ao colaborador (computador, celular, veículo, ferramentas) o recebimento e as condições de uso devem estar documentados. Isso protege a empresa em caso de dano, perda ou uso indevido.

Obrigações junto ao eSocial

A admissão precisa ser comunicada ao eSocial antes do início das atividades do colaborador. O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo) deve ser enviado com todos os dados do colaborador e as condições do contrato.

O não envio ou o envio fora do prazo sujeita a empresa a multas e pode gerar inconsistências no histórico previdenciário do trabalhador — o que, eventualmente, volta como problema para a própria empresa.

Organização e armazenamento

Ter os documentos é necessário. Conseguir encontrá-los quando precisar é igualmente importante.

Cada colaborador deve ter uma pasta (física ou digital) com todos os documentos da admissão organizados e de fácil acesso. Documentos digitalizados devem ser armazenados em local seguro, com backup, e com controle de acesso restrito às pessoas autorizadas.

O prazo de guarda dos documentos trabalhistas varia conforme o tipo:

• Documentos relacionados à jornada e salário: mínimo de 5 anos

• FGTS e recolhimentos previdenciários: mínimo de 30 anos

• ASO e documentos de saúde ocupacional: mínimo de 20 anos

Descartar documentos antes do prazo adequado pode deixar a empresa sem defesa em ações que ainda podem ser ajuizadas.

O checklist resumido

Para facilitar a aplicação, aqui está a lista consolidada do que precisa estar resolvido antes — ou no máximo até 5 dias úteis após — o início das atividades:

Antes do primeiro dia:

• [    ] Exame admissional realizado e ASO emitido

• [    ] Contrato de trabalho assinado

• [    ] Comunicação ao eSocial (evento S-2200)

No primeiro dia ou até 5 dias úteis:

• [    ] Registro na CTPS

• [    ] Ficha de registro de empregado preenchida

• [    ] Documentos pessoais coletados e arquivados

• [    ] Termo de opção pelo vale-transporte assinado

• [    ] Recibo de entrega de documentos internos assinado

• [    ] Termo de confidencialidade assinado (quando aplicável)

• [    ] Autorização de uso de imagem assinada (quando aplicável)

• [    ] Termo de responsabilidade por equipamentos assinado (quando aplicável)

• [    ] Dados bancários coletados para pagamento

Uma admissão bem feita é a base de uma relação segura

A maioria dos problemas trabalhistas que chegam à Justiça poderia ter sido evitada com um processo de admissão estruturado. Não porque o documento resolve tudo, mas porque ele estabelece, desde o início, que a relação de trabalho foi construída com clareza e transparência.

Empresas que admitem bem têm menos conflitos. E quando os conflitos aparecem, têm mais condições de se defender.

Mas documentos bem feitos são apenas o ponto de partida. Para entender como transformá-los em uma cultura que funciona no dia a dia, leia "Como construir uma cultura de compliance que funciona no dia a dia"

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